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SAP

¿Qué es ?

Una única aplicación de gestión empresarial.

SAP Business One es un software de gestión empresarial, accesible y fácil de usar, pensado específicamente para pequeñas y medianas empresas. Este sistema integra todas las funciones empresariales básicas de toda la empresa, incluyendo, entre otras: gestión financiera, compras, ventas, distribución, gestión de atención al cliente, comercio electrónico y gestión de inventarios.

Es una única aplicación que elimina la necesidad de instalaciones separadas y la complicada integración de varios módulos. Una de sus características más importantes y diferenciales, es que ofrece una funcionalidad integrada de CRM en las áreas de marketing y ventas aportando, de este modo, visibilidad completa sobre el ciclo de vida del cliente.

Con la implementación de SAP Business One, la pyme mejora su productividad y adquiere el control total de las operaciones más importantes de la compañía. De forma sencilla se puede acceder a la información de la empresa completa, actualizada y al minuto para poder responder a los clientes más rápidamente y hacer crecer el negocio de manera más redituable y sostenible.

A diferencia de otros productos, la facilidad de uso, integración con Office, sencillez y bajo costo de mantenimiento de SAP Business One, lo hacen sin lugar a dudas la mejor opción en sistemas de información empresarial para la Pyme.

SAP Business One es el único ERP de su tamaño disponible en 14 idiomas distintos, soporta los requerimientos legales y fiscales de más de 40 paises y su gestión multimoneda y multiplan de cuentas nos permite abordar proyectos internacionales, con un estricto control de aquellas unidades de negocio que tenemos en el extranjero.

Funciones

Aspectos generales de las áreas funcionales

SAP Business One es una solución integral y versátil de gestión de negocios equipada con una interfaz de uso sencillo, y opera como la aplicación primaria de planificación de recursos empresariales (ERP) para su empresa.

Finanzas

Administra todas las transacciones financieras

Transacciones bancarias

Se encarga de todos los procesos financieros

Contralor

Define centros de costos

Ventas

Administra todas las facturas y cuentas por cobrar

Compras

Mantenimiento de las transacciones con proveedores

Gestión integral de relaciones con los clientes (CRM)

Controla toda la información relativa a sus clientes

Finanzas

Administra todas las transacciones financieras, incluido el libro mayor general, configuración y mantenimiento de cuentas, registros de diario, ajustes de moneda extranjera y definición de presupuestos.

Manejo de las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS)

A medida que las IFRS pasan a ser más prevalentes en las pequeñas y medianas empresas, los usuarios buscan maneras simples de manejar las complejidades de utilizar cuentas contables en paralelo, para apoyar la presentación de informes que se ajusten tanto a las normas locales como a las normas IFRS. SAP Business One brinda la funcionalidad para soportar el registro y reporte de transacciones en cuentas contables en paralelo, y luego provee los informes que usted necesita para crear sus estados financieros de conformidad con las IFRS.

Centros de costos multidimensionales

SAP Business One permite la gestión de centros de costos en múltiples dimensiones, por lo cual proporciona la capacidad para analizar la información financiera de la manera en que su compañía lo necesita. Las empresas podrán fácilmente organizar la estructura de sus centros de costos en jerarquías, a fin de obtener reportes sofisticados y precisos.

Contabilidad

SAP Business One ofrece una plantilla de plan de cuentas para todos los países, que podrá adaptarse a los requisitos de su empresa. CENCADE crea un plan de cuentas definido para reflejar su propia empresa.

Registros de diario

La solución permite a los usuarios crear nuevos registros de diario y buscar registros ya existentes. Tenga en cuenta que la mayoría de los registros de diario se publican de manera automática a partir de las áreas de ventas, compras y banca. Además, los usuarios pueden asignar automáticamente cada transacción a un proyecto o centro de costos.

Comprobantes de diario

Los usuarios pueden guardar múltiples registros manuales de diario a nivel de lote y procesarlos simultáneamente. Esto hace posible verificar y recopilar asientos antes de que estos sean registrados en el libro mayor general.

Plantillas de registro contable

Los usuarios podrán definir modelos de asignación de cuentas al libro mayor general (G/L), lo cual ahorra tiempo y evita errores durante el asiento manual de los registros de diario.

Transacciones bancarias

Se encarga de todos los procesos financieros, como ingresos en efectivo, cheques, transferencias bancarias, depósitos, anticipos, pagos de tarjetas de crédito y conciliación bancaria.

Contralor

Define centros de costos multidimensionales y reglas de distribución para asignar costos y analizar su negocio por centro de costos.

Ventas

Ayuda a elaborar cotizaciones, introducir órdenes de clientes, programar entregas, actualizar saldos de existencias y administrar todas las facturas y cuentas por cobrar.

SAP Business One ofrece una gran flexibilidad al crear el contenido de cotizaciones o de cualquier documento de mercadeo. Brinda soporte a diferentes tipos de líneas, lo que permite a los usuarios crear subtotales para las líneas previas. Los usuarios podrán insertar texto de forma libre en cualquier punto del cuerpo del documento, así como visualizar artículos alternativos recomendados. Es posible almacenar y reutilizar los comentarios estándar. Los textos de encabezados y pies de página también podrán ser definidos por el usuario para cada documento. Las utilidades brutas podrán calcularse para cada cotización. Los últimos precios de venta ofrecidos a un cliente se verán fácilmente. Una vez creada una cotización, los usuarios podrán exportarla a Microsoft Word con un clic del mouse.

Órdenes

Esta característica simplifica el registro de las órdenes de venta, lo que brinda al solicitante de la orden una vista completa de la posición de un artículo en depósito en varios almacenes cuando escasea. La funcionalidad de disponibilidad para reservar asegura al solicitante de la orden la opción de elegir entre ordenar a partir de un listado de artículos alternativos, o permitir una entrega parcial del artículo. Es factible crear los pedidos para soportar diferentes fechas de entrega y direcciones de entrega para cada partida de línea. Los usuarios podrán crear automáticamente órdenes de compra a partir de órdenes de venta y realizar embarques directos a las instalaciones del cliente.

Entregas

La función de entrega permite al departamento de envíos generar la documentación de embalaje necesaria para todas las mercaderías enviadas al cliente. El proceso preinstalado de empaque hace posible la inclusión “virtual” de los artículos en diferentes paquetes durante el proceso de entrega. Los usuarios podrán almacenar el número de guía de la entrega y acceder al estado del embarque contenido en el comprobante de entrega, simplemente haciendo clic con el mouse. Los volúmenes de inventario se actualizan automáticamente cada vez que se realiza una entrega efectiva.

Devoluciones

Los usuarios podrán manejar fácilmente devoluciones sin crédito o devoluciones de reparación utilizando los documentos de devoluciones.

Factura de cuentas por cobrar

La factura crea automáticamente el correspondiente registro de diario. De esta manera, los usuarios crean un recibo automático en caso de que el cliente pague únicamente una parte de la factura de forma inmediata.

Factura y pago de cuentas por cobrar

Los usuarios podrán crear la factura y recibo en un mismo paso, utilizando un mismo documento. Información de análisis de ventas clave a través de carteleras interactivas

Nota de crédito para cuentas por cobrar

Al crear una nota de crédito para el cliente —por ejemplo, para mercancía devuelta—, los usuarios podrán importar fácilmente los datos necesarios de la factura original o de cualquier otro documento de ventas y compras.

Impresión de documentos

Esta función ayuda a los usuarios a imprimir cualquier documento de ventas y compras. Es posible seleccionar el período, número de documento o tipo de documento.

Asistente de generación de documentos

Este asistente permite a los usuarios agrupar todos los documentos de ventas existentes dentro de una misma factura para un cliente determinado. El asistente es particularmente útil para aquellos que crean una diversidad de órdenes y comprobantes de entrega durante el curso de un mes, pero que a fin de mes necesitan facturas resumidas para cada cliente.

Borradores de documentos

Esta característica permite a los usuarios imprimir, editar y administrar todos los documentos que hayan sido guardados como borradores.

Asistente de reclamación de pagos

Este poderoso asistente maneja múltiples cartas de reclamación por cliente y mantiene un historial de reclamaciones de cada cliente. El asistente podrá ejecutarse a intervalos regulares —por ejemplo, mensual o semanalmente— para comprobar todas las facturas a pagar del cliente. Es posible enviar una serie de cartas de reclamación de diferentes niveles a intervalos predefinidos. Adicionalmente, los usuarios pueden determinar el método para calcular los intereses y las tarifas de reclamación.

Compras

Administra y lleva a cabo el mantenimiento de las transacciones con proveedores, tales como la emisión de cotizaciones y órdenes de compra, la actualización de los volúmenes de existencias, el cálculo del valor en muelle de los artículos importados, el manejo de devoluciones y créditos, y el procesamiento de pagos.

Pedidos de licitación

SAP Business One provee a su empresa las herramientas que necesita para manejar su proceso de adquisición. Un asistente lo guía por el proceso de solicitud de cotizaciones de sus proveedores a través de Internet, para luego gestionar sus respuestas y la decisión final.

Órdenes de compra

SAP Business One permite a los usuarios solicitar materiales o servicios a proveedores. Estas órdenes actualizan las cantidades disponibles de los artículos pedidos e informan al gerente del almacén cuál es la fecha de entrega programada. Los usuarios podrán dividir una orden de compra en múltiples partes (por ejemplo, cuando los artículos incluidos en la orden deben ser enviados a múltiples almacenes). La división o las revisiones se exigen para que puedan crearse las diferentes boletas de empaque y notas de entrega para cada envío. Cada partida de línea dentro de una orden de compra o comprobante de cuenta por pagar puede enviarse o especificarse para una ubicación de almacén diferente.

Órdenes de compra para recepción de bienes

Esta función permite a los usuarios recibir una entrega en el almacén o asignar entregas a múltiples almacenes. Los recibos de bienes podrán vincularse a una orden de compra, y es factible para los usuarios cambiar la cantidad del pedido de compra con respecto a la cantidad real recibida.

Devoluciones de bienes

Las devoluciones a los proveedores para reparación o sin crédito podrán manejarse utilizando el documento de devolución de bienes.

Factura para cuentas por pagar

Al procesar facturas de proveedores, SAP Business One también crea un registro de diario. Esta información se podrá utilizar para procesar pagos posteriores al proveedor.

Nota de crédito para cuentas por pagar

Por medio de esta función, la solución permite a los usuarios emitir una nota de crédito al proveedor para la mercancía devuelta. Los datos requeridos podrán ser fácilmente importados de la factura original, como sucede con cualquier otro documento de ventas y compras.

Costos en plaza (Landed costs)

SAP Business One permite a los usuarios calcular el precio de compra de las mercancías importadas. Se podrán asignar diversos elementos de costos en plaza (tales como fletes, seguros y aranceles aduaneros) al costo Libre a Bordo (FOB) de cada artículo, y luego actualizar su valor real de almacén.

Borradores de documentos

Esta característica permite imprimir, editar y administrar todos los documentos de compra que hayan sido guardados como borradores.

Impresión de documentos

Esta función ayuda a los usuarios a imprimir todos los documentos de ventas y compras. Los usuarios podrán seleccionar el período, número de documento y tipo de documento.

Gestión integral de relaciones con los clientes (CRM)

Controla toda la información relativa a sus clientes, revendedores y proveedores, lo cual incluye perfiles, resúmenes de contactos, saldos de cuenta y análisis del pipeline de ventas.

Gestión completa de ventas y servicio

Como parte de la solución completa, SAP Business One ofrece una funcionalidad CRM totalmente integrada. Esto garantiza el control total de la adquisición, retención y lealtad de los clientes, además de rentabilidad para la empresa. Las características estrechamente integradas de mercadeo, ventas y servicio proporcionan una visibilidad completa de todo el ciclo de vida útil del cliente.
En SAP Business One, las funciones de gestión de ciclos de ventas de CRM registran cada oportunidad de ventas en todo el ciclo de vida del cliente, desde la identificación de indicadores (leads) o clientes potenciales hasta el descubrimiento, clasificación, propuesta, cierre y, en última instancia, el servicio y soporte de posventa. La CRM integrada permite a los usuarios incluir detalles sobre la oportunidad, tales como fuente, tamaño potencial de la negociación, fecha de cierre, competidores y actividades asociadas.
Los reportes son un elemento fundamental de la funcionalidad de CRM, ya que permiten a los usuarios analizar oportunidades por cliente potencial, territorio, industria, cliente establecido y artículo. Los reportes gestionan pronósticos y visualizan los ingresos previstos para una diversidad de rangos de fechas, como frecuencias mensuales o trimestrales. Los usuarios visualizan la distribución de leads según su fuente y a lo largo del tiempo, con el fin de identificar las actividades de generación de leads más rentables.

SAP Business One: ventas de CRM

En SAP Business One, las funciones de gestión de ciclos de ventas de CRM registran cada oportunidad de ventas en todo el ciclo de vida del cliente, desde la identificación de indicadores (leads) o clientes potenciales hasta el descubrimiento, clasificación, propuesta, cierre y, en última instancia, el servicio y soporte de posventa. La CRM integrada permite a los usuarios incluir detalles sobre la oportunidad, tales como fuente, tamaño potencial de la negociación, fecha de cierre, competidores y actividades asociadas.
Los reportes son un elemento fundamental de la funcionalidad de CRM, ya que permiten a los usuarios analizar oportunidades por cliente potencial, territorio, industria, cliente establecido y artículo. Los reportes gestionan pronósticos y visualizan los ingresos previstos para una diversidad de rangos de fechas, como frecuencias mensuales o trimestrales. Los usuarios visualizan la distribución de leads según su fuente y a lo largo del tiempo, con el fin de identificar las actividades de generación de leads más rentables.

Características principales y funcionalidad

  1. Ventas (cuentas por cobrar): Ayuda a elaborar cotizaciones, ingresar órdenes de clientes, programar entregas, actualizar saldos de existencias y administrar todas las facturas y cuentas por cobrar.
  2. Compras (cuentas por pagar): Administra y lleva a cabo el mantenimiento de las transacciones con proveedores, como la emisión de cotizaciones y órdenes de compra, la actualización de los volúmenes de existencias, el cálculo del valor en muelle de los artículos importados, el manejo de las devoluciones y créditos, y el procesamiento de pagos.
  3. Socios de negocios: Controla toda la información sobre clientes, revendedores y proveedores. Esto incluye direcciones de correo electrónico, perfiles, reportes de ventas, actividades con socios de negocios y saldos de cuentas. Ofrece también un calendario de actividades de los usuarios, con capacidad de búsqueda para encontrar el artículo necesario.

Beneficios

Conoce los beneficios asociados a la aplicación SAP Business One.

Al ofrecerle la mejor solución de su clase al precio adecuado para su empresa en expansión, esta aplicación tiene el poder que usted requiere para impulsar su productividad, recortar sus costos, captar nuevas oportunidades y prever los desafíos a un nivel sin precedentes.

El rápido y sencillo acceso a información en tiempo real en cualquier lugar del sistema le ayudará a identificar nuevas oportunidades de ventas, agilizar los tiempos de ingreso al mercado de sus productos, y prestar niveles de soporte y servicio al cliente que promoverán el logro de nuevos negocios.

Despídase de las costosas y múltiples actualizaciones y de las tareas de personalización recurrentes para mantener la compatibilidad del sistema al agregar nuevas funciones.

La aplicación SAP Business One incluye los siguientes componentes integrales: contabilidad, gestión de relaciones con clientes (CRM), ventas, manufactura, compras, banca y control de stock.

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